Ekip Çalışması

İdeal olarak birbirini tamamlayan yada benzer yeteneklere sahip,ortak ve büyük bir amaca ve ortak değerlere inanmış performans hedefleri olan ve bu hedeflerle kendilerini değerlendiren,çoğunlukla az sayıda kişiden oluşan organizasyonel bir yapıdır.(1)

Yada kısaca ekip belirli bir amaç için bir araya gelen insan topluluğudur. Ekip olmanın gerektirdiği pek çok kriter vardır bunlar;

iki veya daha çok kişinin varlığı,
Ekip amacının olması,
Zaman,materyal ve çalışma alanının olması,
Amaca ulaşmak için para kaynağının sağlanması,
Kollektif iş ve ürünün bulunması,
Bireysel ve karşılıklı güven duygusunun olması.

GRUP

2 veya daha fazla sayıda kişinin bir araya gelmesidir. Oysa ekipten söz edebilmek için söz konusu insan gruplarının bazı temel özelliklere sahip olması gerekmektedir.Gruplar disiplin altına alınmış eylemlere giriştiklerinde ekip niteliği kazanmaktadır.Ekipler gruplardan farklı olarak ortak bir amaç belirlerler ekibin hedefleri konusunda görüş birliğine varırlar,ortak bir çalışma yaklaşımı belirlerler ve beceriler geliştirirler.Ayrıca faaliyetlerinin sorumluluğunu paylaşırlar.(2)

GRUP İLE EKİP ARASINDAKİ FARKLAR:

ORTAK AMAÇ: Ekip amaçlarının bireysel amaçların önüne geçmesi.

ORTAK ÇABA: Tüm bireysel çabaların ortak amaçlar üzerinde odaklaşması.

DOĞRUDAN VE AÇIK İLETİŞiM:Gizli amaç ve çatışmaların yansımadığı açık iletişim akışı.

KARŞILIKLI BAĞLILIK: Ekip üyelerinin birbirlerine saygı göstermesi.

EKİP LİDERİNE DEĞER VERME: Ekip liderinin bilgi,beceri ve liderlik yetenekleri nedeniyle ekip üyeleri tarafından saygı görmesi.

BİREYE GÜVEN:

ETKİN BİR EKİBİN SAHİP OLMASI GEREKEN BİLGİ,BECERİ VE TUTUMLAR:

Etkin bir ekibin üyelerinin çeşitli bilgi,beceri ve tutumlara sahip olması gerekmektedir.Bunlar;

1-EKİP ÇALIŞMASININ GEREKTİRDİĞİ BİLGİLER:

• Ekibin misyonu,hedefleri,kuralları,
• Görevleri bölerken mantıksal bir yol izleme,
• Görev yaparken mantıksal sırayı anlama,
• Gerekli bilgiye sahip olma,
• Görevin nasıl yerine getirileceğini anlama.

2-EKİP ÇALIŞMASININ GEREKTİRDİĞİ BECERİLER:

• Gelişmeler karşısında hızla adapte olabilme becerisi,
• Ekip üyelerinin eylemlerini düzeltme yada güçlendirme becerisi,
• Bilgiyi tümüyle,zamanında ve doğru şekilde ekip üyelerine verme,
• Ekip üyelerinin morallerini yükseltme,
• Planlama,işbirliği ve paylaşma,
• Ekip üyelerinin performansını izleme.

3-EKİP ÇALIŞMASININ GEREKTİRDİĞİ TUTUMLAR:

• Bireysel değil ekip yönelimli olmak,
• Ekip birliğine inanmak,
• Ekip üyelerine bağlılık,
• Karşılıklı güven ve dürüstlük,
• Ekip üyelerinin değerli olduğu inancı.(4)

ÇAĞDAŞ YÖNETİMLERDE UYGULANAN EKİP MODELLERİ:

Ekip çalışması çok uzun bir dönemdir.Güncel literatürde ve uygulamalarda gerek çalışanların yetkilendirilmesi anlayışının ve gerekse toplam kalite çalışmalarının yaygınlık kazanması nedeniyle yeni ekip türlerinin ön plana çıktığı gözlenmektedir.Bunlar arasında çapraz fonksiyon ekipleri ve yüksek performans ekipleri geniş uygulama sahası bulmaktadır.

A-YÜKSEK PERFORMANS EKİPLERİ:
 (KENDİNİ YÖNETEN EKİPLER)

• Bireysel değil ekip yönelimli olmak,
• Ekip birliğine inanmak,
• Ekip üyelerine bağlılık,
• Karşılıklı güven ve dürüstlük,
Ekip üyelerinin değerli olduğu inancı Yüksek performans ekipleri bir misyon ile oluşturulmaktadır.Yani bu tür ekipler niçin bir ekip olarak varolduklarını ifade eden bir misyon ifadesi ile yola çıkmaktadırlar.Süreç içersinde ekip,karar alma ve davranış biçimlerine rehberlik edecek olan kendi norm ve kurallarını oluşturmaktadır.Bu tür ekipler kendi kendilerini yöneten ekipler olarak yapılanmaktadır.Ekip,kaynak kullanma,karar verme,uygulama ve sonuçlarını izleme anlamında yetki kullanmaktadır.Yüksek performans ekiplerinde temel motivasyon kısa bir zaman dilimi içersinde çarpıcı sonuçlara ulaşma ile motive olmaktır.

Yüksek performans ekiplerinin üstünlüklerinin yanı sıra beraberinde bazı sorunları da getirmesi mümkündür.(2)

YÜKSEK PERFORMANS EKİPLERİNİN SORUNLARI:

• Zaman kaybı
• Ücret giderlerinin artması,
• Eğitim giderlerinin yükselmesi,
• Beklentilerin karşılanamaması,
• Çatışmaların çıkması.

YÜKSEK PERFORMANS EKİPLERİNİN ÖZELLİKLERİ:

• Ortak bir amacı benimseme,
• Güven ve saygı,
• Bireysel performansı ödüllendirme,
• Grup çatışmalarını tespit etme ve çözme,
• Tartışma yerine etkin dialog,
• İş ile özel yaşam arasında denge kurma,
• Bağımsızlığa önem verme,
• Etkin iletişim.

YÜKSEK PERFORMANS EKİPLERİNİN DİĞER EKİPLERDEN FARKLILIKLARI:

• Eğer birimiz başarısız olursak,hepimiz başarısız sayılırız duygusu,
• Gelişmiş eğlence ve espri duygusu,
• Kaliteli gelişme arzusu,
• Kendi kendine yeterlilik.

BOŞ EKİP:

Kollektif iş ve ürün için çaba göstermeyen, grup çalışması yerine ekip çalışmasını deneyen, ancak ekip olmanın gerektirdiği riskleri almak istemeyen ekiplerdir.

POTANSİYEL EKİP:

Ekip olma aşamasında engellere takılan ama ekip temel taşlarını yerine oturtma konusunda çaba gösteren ekiplerdir.

GERÇEK EKİP:

Amaç ve sonuçlarına ulaşan ekiplerdir.

B-ÇAPRAZ FONKSİYONEL EKİPLER:

Çapraz fonksiyonel ekipler günümüzün çalışma ortamında artık bir zorunluluk halini almıştır.Çünkü departmanlar arası işbirliği önem kazanmaya başlamış ve pek çok başarılı işletme bu tür ekipleri yaygın şekilde kurmaya başlamıştır.

ÇAPRAZ FONKSİYONEL EKİPLERİN KRİTERLERİ:

1-Doğru ekip üyelerini seçmek:Bu tür ekibe üye seçerken potansiyel üyelerin ekibin üzerinde çalışacağı alanda uzman olup olmadığı, ekibin misyon bildirgesine ulaşmasına katkı sağlayıp sağlamayacağı, başka potansiyel üyelerin olup olmadığı sorularına cevap aranmalıdır.

2-Ekibin açık bir misyon bildirgesine ve amacına sahip olmasını sağlamak:

Ekip çalışmasına start vermeden önce ekip üyelerinin, yönetimin ve diğer ilgili birim ve kişilerin ekibin misyonu üzerinde mutabakata varması önem taşımaktadır.

3-Doğru bağlantıları kurmak:Bu tür bir ekibin kurulabilmesi için doğru departmanlardan doğru temsilcilerin ekip üyesi olarak ekipte yer alması önem taşımaktadır.

4-Ulaşılabilir sonuçlar hedeflemek:Ekibin hangi sonuçlara ulaşmayı beklediği ve bunu hangi başarı ölçütleri ile değerlendireceği konusunda karar vermek gerekir.

5-Ekibin temel kuralları anlaması:Ekip üyeleri çatışmaların ve uzlaşmaların hangi kurallara bağlı olarak ele alınacağı, rehberin nasıl belirleneceği, para, zaman ve insan kaynaklarını ne ölçüde karşılamaya hazır olduğu gibi konularda bazı normlar geliştirmelidir.

6-Ekip oluşturmak için yoğun bir ön hazırlık yapmak:Bunun için önce uzman eğitmenler tarafından temel problem çözme araç ve tekniklerinin anlatıldığı gerekli eğitimlerin verilmesi, ekibin amacının açık bir şekilde anlatılması için toplantıların yapılması önem taşımaktadır.

TIKANAN EKİPLER:

Bazı durumlarda ekipler tıkanır ve görev yapamaz hale gelirler.(3)

Tıkanan ekiplerde sorunlar:

• Enerji ve istekliliğin yok olması,
• Amaç ve kimlik belirsizliği,
• Art niyet ve güvensizlik,
• Yardıma muhtaç liderlik,
• İlgisizlik,karışıklık,
• İmkansızlık duygusu,
• Tek taraflı tartışmalar,
• Hoşgörü eksikliği
• Beceri farkı,
• Ekip temel taşlarına yeniden dönülmesi,
• Küçük kazançlara yönelinmesi,
• Yeni bilgi girişi sağlanması,
• Eğitim yada dış yardım kullanılması,
• Lider yada ekip üyelerinin değiştirilmesi.Dışarıdan yapılan saldırılar.

EKİP ÇALIŞMASININ ÖNEMİ:

Günümüzün sürekli değişen ve gelişen dünyasında yaşamını sürdürmek isteyen ve bu ortamda toplumun hızla değişen ihtiyaçlarına cevap vermeyi hedefleyen örgütler,sürekli kaliteli üretim ve yenilikler yapmak zorundadır.Böyle bir ortamda kurumların varlığını sürdürebilmesi ve gelişmesini sağlayabilmesi için modern yönetim felsefesini uygulamaları gerekmektedir.Kurumun kalite iyileştirme çemberinde ekip çalışmasının önemi büyüktür.Bunun için gerekli sinerji ve uyum içinde çalışabilen bireylerin olması gerekmektedir.Kurum çalışanlarına problem çözme ve ekip çalışması konularında sık sık eğitimler yapılmalıdır.(5)

Ekipler çalışanların karşılıklı anlayışlarını arttıran güven ortamını oluşturarak işletme hedeflerine ulaştıran değerli araçlardır.
Ekip çalışması,farklı becerileri ve deneyimleri olan kişilerin oluşturduğu ortak hedefe doğru giden bir grubun içinde yer almak anlamına gelir.Bu yaklaşımda,doğru bilgi ve becerilere sahip doğru kişileri bir araya getirmenin beklenen sonuçları yaratabileceği inancı yatmaktadır.

Günümüzün ekipleri,üstün bir performans düzeyi yakalamaya yönelik çalışmalar yapmaktadır.(4)

Ekip çalışmasının önemi:

• Varolan süreçleri geliştirir,
• Verimi arttırır,
• Yeni ürün ve hizmetler için fikirler geliştirir,
• Spesifik problemleri çözer,
• İnsanların işlerinden aldıkları tatmini arttırır,
• Hiyerarşik baskıları azaltır.

EKİP OLUŞTIRMA PRENSİPLERİ:

Bir ekibi oluştururken aşağıda belirtilen ve uyulması gereken prensiplere bağlı kalınmalıdır.

1-Biz merkezli işbirliği anlayışıyla ekibi tanımlamak:Ekiplerin başarılı olabilmeleri için her ekip üyesi ben yerine biz merkezci işbirliği anlayışını benimsemelidir.Bu anlayışta önemli olan,benim katkım ne olabilir yerine,biz bu ekibe neler katabilir ve bu katkılarımızla neleri yaratabiliriz olmalıdır.

2-Ekip kurmaktaki amacın bilincinde olmak:Ortaklıklar,ortak amaç ve misyonları olan kişiler arasında kurulmalıdır.

3-Ekibe kimlerin dahil edileceğine karar vermek:Farklı departmanlardan kişilerin oluşturacağı bir ekipte,üyelerin ortak amaca odaklanmaları,ekiple çalışabilme yetenekleri ve gerekli teknik uzmanlıkları dikkate alınmalıdır.Bu kişiler ekibin misyonuna hayat verebilirler mi,yoksa zamanınızı onları ikna etmekle geçirmeniz mi gerekecek? Uygulamada çözüm getiren kilit kişiler mi olacak,yoksa zorluk mu çıkaracaklar? Bu sorular cevaplanmalıdır.

4-Ekibin başarısını değerlendirmek:

5-Kurumun genel yapısında ekibin yerini belirlemek:Ekipler işletme içindeki konumlarını bilirlerse,yaptıkları işin işletme açısından önemini kavrar ve kimin ekip başarısına katkıda bulunduğunu görebilirler.(4)

EKİBİN SÜREKLİLİĞİNİ SAĞLAMAK:

Oluşturulan ekiplerin sürekliliğini sağlamak için aşağıda belirtilen 3 hususa önem verilmelidir.

1-Bilginin paylaşılması:Stratejileriniz,hedefleriniz,rakipleriniz,mali durumunuz gibi bilgiler paylaşılmalıdır.Çalışanlara sorumluluk almaları için gereken güven ve saygı gösterilmediği zaman onlardan beklenen verim alınamaz.

2-Sorumlulukların paylaşılması:Buna çalışanların birbirlerinin yerini doldurmalarını sağlayan genel bir eğitim ile başlanabilir.Böylelikle çalışanları spesifik işlerden uzaklaştırır,ufuklarını genişletir,daha kapsamlı sorumlulukları üstlenmelerini sağlamış olursunuz.Sorumluluğu paylaşan ekip üyelerinin olaylara yaklaşımları da değişecektir.

3-Ödüllerin ve kazancın paylaşılması:Çalışanları birey olarak hareket etmekten,bir ekip olarak katkıda bulunmaya doğru yönlendirdiğinizde,ödüllerde ekibe yönelik geliştirilmelidir.Teşvik programlarında başarılı bir kişiyi diğerlerinden ayırt etmektense,dayanışma içindeki çalışmayı ödüllendirmeye dikkat edilmelidir.Çabalar sonucunda elde edilen kar,bunun oluşmasında katkısı olan herkesle paylaşılmalıdır.

EKİPLERİN BAŞARISIZLIK NEDENLERİ:

1-İşletmelerde yanlış ekiplerin kurulması:Belli bir görevde,bu göreve uygun olmayan bir çalışma ekibini kullanma hatası,bilgi eksikliğinden kaynaklanabilir.Liderler ne çeşit bir çalışma ekibinin hangi işte en etkin ekip olacağını bilmelidir.

2-Liderlerin denetim güçlerini kaybedeceklerinden korkmaları:

3-Ekibin nasıl oluşturulacağının bilinmemesi:Liderler ve organizasyonun diğer çalışanları belirli bir eğitimden geçmelidir.Ekiplerin bir günde kurulması,ertesi günde tüm işlevlerini başarıyla yerine getirmeleri beklenemez.Kesinlikle bir öğrenme eğrisine uygunluk söz konusudur.

4-Kültürel farklılıklara saygı duyulmaması:Ortaklık kurarken yada işletmemizin yurt dışındaki büroları ile çalışırken onlarında bizim gibi olduğunu varsaymak yanlıştır.

EKİPLERİ BAŞARIYA GÖTÜREN NOKTALAR:

1-Değişiklik isteğinin içtenlikle paylaşılması:Ekiplerin kurulma amacı nedir? Bazı yöneticiler,herkes ekip kuruyor,diye ekipleşir.Bazıları da çalışanlardan daha fazla iş çıkartabilmek için ekip kurarlar.Böyle bir durumda çalışanlar ekip çalışmasını ciddiye almazlar.

2-Belirli ilkelere dayalı,bütünleşmiş bir felsefe:İşletmeler çalışanlarına bilinçli yada bilinçsiz,bir işletme felsefesi iletmiş olabilirler.Bu bilinçsiz olarak gerçekleştiğinde,kurumlar çalışanların kişisel yorumlarıyla karşılaşır.Yanlış yorumlar,farklı hedefler ve yollar yaratır.Bu klasik ‘eyleme eğilim anlayışı’ iki tarafı keskin bir bıçak gibidir.Bu bıçak uygun davranış sergilendiğinde etkili,sabırsızlık,yüzeysel planlar ve bütünleşmemiş bir felsefenin bahanesi olarak kullanıldığında ise,yıkıcı olabilecek bir bıçaktır.

3-Destek:Yüksek performanslı bir ekip ortamına geçmek,belirgin bir çaba ve işe bağlılık gerektirir.İşletmeler bu bağlılığı elde edebilmek için yeni davranış biçimlerini ve uygulamaları desteklemişlerdir.

4-Mantıklı bir uygulama planı:Üstünlüğü dünyaca kabul görmüş kurumlar planlama ile uygulamayı birbirinden ayırırlar.Etkili planlama,rahat bir geçiş sağlamak için bu oluşumun varlığını dikkate alır.Daha sonra da tasarımı denemeye çalışanların ihtiyaçlarını,uygun zamanı,doğru bir uygulama yöntemini,etkin bir iletişim stratejisini belirlemeye ve tasarımı tamamlamaya koyulur.

5-Birbirine bağlanmış halkalardan oluşan bir ağ:Ekip kurma işlemini aceleye getirerek,dağınık ve kurum hedeflerine bağlı olmayan ekipler kurulduğunda,başarısızlık kaçınılmazdır.

6-Sürekli gelişimin alışkanlık oluşturması:Rekabetçi liderlik arayan bir kurum temel süreci ve sistemleri ciddi bir biçimde incelemeli ve yenilenmeye açık tutmalıdır.

GÜVEN ORTAMI YARATMANIN 10 YOLU:

• Taktir etme,
• Sahiplenme duygusu,
• Önemseme ve içtenlik,
• Performansa göre ödeme,
• Karşılıklı güven,
• Bilgi,
• Dikkatli seçim,
• Günlük iltifatlar,
• Tam yetki,
• Müşterilerle ortaklık.

LİDER:

Toplantılara başkanlık ve kaynakların koordinasyonunu yapacak,yeni eylemler başlatacak,yani fikirler öne sürecek bilgi ve düşünce alışverişinde bulunacak,faaliyetleri örgütleyip,ekibi değerlendirecek ve yönlendirecek kişidir.

LİDERİN ÖZELLİKLERİ:

• Hedefi ve tarzı anlamlı kılmalıdır,
• Güven ve bağlılık inşa etmelidir,
• Diğer üyeler için fırsatlar yaratmalıdır,
• Ekip üyesi olarak çalışmalıdır,
• Ekibin önündeki engelleri kaldırabilmelidir,
• Dışarıyla iletişimi sağlamalıdır.

KAYNAKLAR
[1] ENSARİ, Hoşcan ” 21. Yüzyıl Okulları için Toplam Kalite Yönetimi”, Sistem Yayınları, İstanbul, 1999
[2] AKIN, Besim; ÇETİN, Canan ” Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9000 Kalite Güvence Sistemi”, İstanbul 1998
[3] EFİL, İsmail “Yönetimde Kalite Çemberleri ve Uygulama Örnekleri”, Alfa Basın Yayınları, İstanbul 1999
[4] ŞİMŞEK, Muhuttin “Kalite Yönetimi”, Marmara Ünv. Yayınları, İstanbul 1996